Onboarding-Einladungen per E-Mail versenden

Onboarde ahead ID-Nutzer ganz einfach, indem du ihnen eine E-Mail-Einladung zum Einstieg schickst.

Was bedeutet „Onboarding“ in ahead?

In ahead gilt ein Nutzer als „an Bord“, sobald er sich erfolgreich zum ersten Mal anmeldet.

Wenn eine Organisation Nutzer onbordet, bedeutet das, dass sie ihnen Zugang zu ahead gewährt und sie durch ihre ersten Schritte in der App führt.

Wer kann Onboarding-Einladungen per E-Mail erhalten?

Du kannst Onboarding-Einladungen senden an:

• Neu erstellte ahead ID-Nutzer mit dem Status Erstellt

• Entra ID-Nutzer, die für den ahead-Login aktiviert wurden (Migrating-Status)

• Nutzer mit dem Status Ausstehend, Verifiziert oder Fehlgeschlagen, wenn du die Einladung erneut versendest

👉 Wichtig: Alle diese Nutzer müssen eine gültige E-Mail-Adresse in ihrem Profil haben, um die Einladung zu erhalten.

Wer kann nicht per E-Mail onborded werden?

• ahead ID-Nutzer, die bereits als An Bord markiert sind

• Entra ID-Nutzer, die nicht für den ahead-Login aktiviert wurden
  
  

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Schritt-für-Schritt: Onboarding-Einladungen versenden

Schritt 1: Nutzer zum Onboarding auswählen

Einen einzelnen Nutzer onboarden:

1. Nutze die Suche oder Filter in der Nutzertabelle, um den Nutzer zu finden

2. Klicke auf seine Zeile, um die Seitenleiste zu öffnen

3. Unter Aktion wählen, wähle Onboarding starten

Mehrere Nutzer onboarden:

1. Nutze die Kontrollkästchen, um mehrere Nutzer in der Tabelle auszuwählen. Optional: Filter nach Land oder Status anwenden

2. Klicke oben in der Tabelle auf Aktion wählen > Onboarding starten. Wenn ausgewählte Nutzer nicht geeignet sind, wird die Aktion deaktiviert

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Schritt 2: Die E-Mails versenden

Nach Auswahl der Nutzer und Start des Onboarding-Prozesses:

• Ein Bestätigungsfenster erscheint, in dem angezeigt wird, wie viele Nutzer die Einladung erhalten. Es wird erklärt, dass Nutzer ohne E-Mail-Adresse oder bereits onboardete Nutzer ausgeschlossen sind

• Wähle die E-Mail-Sprache und klicke auf Senden

• Die Einladungen werden in Kürze verschickt. Der Versand kann ein paar Augenblicke dauern

Wie sieht die Einladung per E-Mail aus?

Die E-Mail enthält:

• Den Benutzernamen des Nutzers

• Einen Button, der zur Passwort-Setup-Seite führt

Wenn deine Organisation gebrandete E-Mails nutzt, zeigt die Nachricht euer Logo und eure Farben. Andernfalls wird das Standard-ahead-Design verwendet.

📩 Vorschau der E-Mails hier ansehen

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Schritt 3: Einladungsübersicht überprüfen

Wenn einige Nutzer die Einladung nicht erhalten konnten, erscheint eine Zusammenfassungsseite. Sie zeigt:

• Wie viele Einladungen erfolgreich versendet wurden

• Wie viele fehlgeschlagen sind und warum

Häufigster Grund: Fehlende E-Mail-Adresse. So löst du das Problem:

1. Klicke auf Nutzer anzeigen in der Zusammenfassung, um die betroffenen Profile direkt zu sehen. Oder schließe die Zusammenfassung und filtere die Nutzertabelle nach dem Status Fehlgeschlagen

2. Füge fehlende E-Mail-Adressen hinzu

3. Sende die Einladung erneut, indem du dieselben Schritte durchführst
   
   

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Nächste Schritte: Was passiert nach dem Versenden der Einladungen?

Nach Erhalt der E-Mail klicken die Nutzer auf den Link, um ihr Passwort festzulegen und sich zum ersten Mal bei ahead anzumelden.

🔒 Siehe: Ein Login-Passwort festlegen – vollständige Anleitung

 

Onboarding-Fortschritt verfolgen

Du kannst den Onboarding-Status eines Nutzers in Echtzeit einsehen – entweder ganz oben im Profil oder in der Spalte Status in der Nutzertabelle.

Typischer Ablauf:

• Ausstehend – Einladungs-E-Mail wurde versendet

• Verifiziert – Nutzer hat auf den Link geklickt, aber die Einrichtung nicht abgeschlossen

• An Bord – Nutzer hat Passwort erfolgreich gesetzt und sich angemeldet

 

Mögliche Probleme

Wenn Nutzer zu lange im Status Ausstehend oder Verifiziert bleiben, könnten sie festhängen oder die E-Mail übersehen haben. Mögliche Massnahmen:

• E-Mail-Adresse doppelt prüfen

• Nutzer an den Posteingang erinnern

• Einladung erneut senden

🔎 Mehr erfahren: Nutzerstatus verstehen und wissen, wann gehandelt werden muss